预付款审批申请方案

作者 | 陈 华

概述：

针对目前SAP中采购员用的 SAP Business One Limited Logistics User 许可没有预付款申请单权限的问题,我们对这个必不可少的流程进行了方案调整：由采购员通过配置的自定义窗口基于采购订单提交预付款申请单，采购经理或者财务审批，然后财务基于预付款申请付款，收到供应商发票时 SAP 自动核销付款和应付发票(也可以手动选择单笔或者多笔预付款来核销)。

流程中的管理重点：

1.保证所有的预付款都是有采购订单关联并控制的，并通过采购订单的审核流程来控制业务合法性。

2.保证所有的预付款都是经过有权限的角色审批的。

3.在 Limited Logistics 许可没有预付款申请权限的前提下，仍然可以让采购员基于合同提出预付款申请，而仅需分配 SAP Business One Limited Logistics 许可证给采购员，节约公司许可证成本。

一、业务流程图

下图描述了预付款申请业务中各步骤的关系

二、预付款审批申请流程

采购订单

简述:采购员根据实际情况填写采购订单明细并通过审批，形成正式的采购合同。

路径：主菜单-采购-采购订单

操作岗位：采购员

申请预付款

简述:当采购员需要对某笔采购订单进行预付款时,通过本窗口基于采购订单号填写预付金额,并提交预付款的审批。

路径：主菜单-采购-预付款审批流-申请预付款

操作岗位：采购员

操作说明：预付审批申请界面说明（如下图）

界面其它说明：

查看订单名下待审批的预付申请

在当前界面中点击【审批中】点黄箭头查看（如下图）

以上界面默认显示待审批的预付款申请明细，也可以手动选择【状态】来查看该采购订单名下已审批通过的预付款申请

查看采购订单名下预付申请通过和付款的明细

以上界面显示通过的预付款明细,以及财务实际付款(已支付金额)情况,其中已核销金额的含义是:收到供应商发票时SAP自动关联该采购订单名下的预付款和发票核销。

审批申请界面上的复选框说明

【仅显示申请过预付款的订单】-勾选后仅显示未申请过预付款的订单，不勾选则显示全部

【勾选所有采购订单】-勾选后自动选中所有采购订单

【全部申请未清金额】-勾选后，本次申请审批金额自动按相应订单名下未申请预付的金额填写,比如,订单金额10000元,已经申请了8000,勾选后将自动填写2000在审批金额的格子中。

批准预付款

简述:采购员提交预付款申请后，有权限的人（授权人）在SAP进行审批（通过的审批的申请单,财务从付款界面可以引用申请来付款；被拒绝的申请单，申请人可按实际情况再次提交审批：比如第一次提交审批的金额不对，被拒绝后可提交新的申请单来审批）。

路径：主菜单-采购-预付款审批流-批准预付款

操作岗位：采购经理/财务

界面说明：参考前述步骤2.2中预付审批申请界面的说明

操作说明：

注释

批准时SAP自动生成一张预付款申请单，作为后续财务的付款依据之一(如下图)

三、审批状态报表

3.1 审批状态报表

简述:采购员或采购经理可以通过该报表查看指定采购合同下的所有预付款申请单明细以及审批记录

路径：主菜单-采购-预付款审批流-审批状态报表

操作岗位：业务员、业务经理、财务

最后：如何才能获得我们这个免费的方案呢？

1、首先，目前这套方案仅用于SAP B1 9.3，推荐不要超过PL09，因为PL09以后的版本，SAP的UI有BUG，窗口的显示会很奇怪，虽然不影响使用，但很影响心情！

2、如果是我们的客户，请联系您对口的售后顾问，提出要求即可，我们的顾问会安排帮你进行远程支持，导入你的系统中。

3、如果不是我们的客户，请先到到我们网站，下载免费的ADD-ON: SBO辅助平台，下载网站：http://www.chosen.net.cn/index.php?m=product&f=view&id=136 （由于微信限制，请复制网址后在浏览器中打开）

4、需要注意的是：SBO辅助平台是免费使用的ADDON，但是安装时会覆盖账套中原有的控制，所以在使用前，请务必先备份你原有的控制，安装运行后，再把控制放回去即可。此外第一次运行时，请在平台的基本设置-数据库连接设置中，将你的数据库用户设置进去：